Trên thực tế, có những công việc cần nhiều thời gian, đồng nghĩa với việc thời gian để hoàn thành sẽ ra xa và dài so với thời điểm hiện tại. Mục đích của việc này là giúp chúng ta có nhiều thời gian và biết sắp xếp công việc để thực hiện nhiệm vụ; nhưng thời gian quá xa cũng khiến cho sự trì hoãn sẽ xâm nhập và chúng ta thường có tâm lý không hành động luôn mặc dù có nhiều thời gian hơn để làm việc đó. Lúc này thời hạn lại là một trong những lý do khiến chúng ta đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. Thay vì lập kế hoạch để hoàn thành và bắt tay thực hiện ngay từ hôm nay, chúng ta lại thường có xu hướng bỏ qua những rào cản tiềm ẩn và rút ngắn thời gian.
Để không rơi vào tình trạng bị dồn công việc vào thời điểm cuối, hai lưu ý sau có thể gợi ý cho việc thực hiện các công việc đúng thời hạn một cách hiệu quả:
Phân chia các nhiệm vụ phức tạp thành những nhiệm vụ đơn giản hơn và lập kế hoạch cho từng nhiệm vụ nhỏ để tạo ra những cấp bách. Điều này khá phù hợp đối với những công việc chung, kéo dài và có sự tham gia của nhiều người. Việc này giúp cá nhân xác định từng bước, hiểu rõ hơn về toàn bộ quá trình của nhiệm vụ và có kế hoạch đặt thời hạn phụ (mini deadline) cho từng nhiệm vụ nhỏ, thay vì chỉ dựa vào một thời hạn cuối cùng duy nhất.
Ấn định thời hạn phụ giúp chúng ta dễ dàng thực hiện nhiệm vụ nhỏ và tất nhiên việc hoàn thành nhiệm vụ lớn cũng trở nên đúng tiến độ và kế hoạch hơn. Thời hạn phụ cũng thúc đẩy chúng ta hoàn thành nhiệm vụ và ngăn cản những ý định trì hoãn. Để nhiệm vụ nhỏ có hiệu quả, việc ấn định thời hạn phụ đòi hỏi sự tính toán về mặt thời gian, không nên để thời hạn phụ quá dài hoặc quá ngắn, mà nên phụ thuộc vào tính chất phức tạp của nhiệm vụ. Một số nhiệm vụ thì mất ít thời gian hơn, nhưng một số thì lại mất nhiều thời gian và công sức. Chính vì vậy, xác định thời hạn phụ một cách hợp lý giúp cho chúng ta không quá căng thẳng và áp lực để hoàn thành.
Công việc là một phần trong cuộc sống của chúng ta. Và để cho công việc không trở thành một áp lực trong việc hoàn thành thì chúng ta cần phải có và phải đặt cho mình những thời hạn riêng cho chúng. Hoàn thành đúng thời hạn cũng sẽ là một mục tiêu trong công việc, giúp chúng ta có động lực hơn, nỗ lực hơn để đạt được.
Minh Thu